Réglement Interne et Charte de Qualité  
Applicable au 1er Janvier 2020 Version 5.1

v  Introduction :

Ø  Le « Tour de la Mayenne VTT » est organisé par l’association « Tour de la Mayenne VTT ».

§  Les statuts de cette association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 sont déposés en préfecture.

§  Le but de l’association est de promouvoir, dans et en dehors du département, les randonnées VTT inscrites au Tour de la Mayenne VTT.

§  Historique :

·        Le CA Evron VTT a décidé de créer en 1995 le Tour de la Mayenne VTT

·        Le Club VTT SI Villaines a tout de suite adhéré à cette initiative pour favoriser la promotion du VTT en Mayenne.

·        Depuis, d’autres clubs & associations ont rejoint le TM VTT dans le but d’offrir un ensemble cohérent de randonnées VTT de qualité sur l’ensemble du département et tout au long de l’année.

 

v  Objectifs du « Tour de la Mayenne VTT » :

Ø  Promouvoir l’accès de tous les Mayennais à une activité physique de pleine nature, de proximité et respectueuse de l’environnement.

Ø  Promouvoir, dans et en dehors du département, le patrimoine naturel et touristique de la Mayenne ainsi que les infrastructures de restauration et d’hébergement qui s’y rattachent.

 

v  Règlement interne du « Tour de la Mayenne VTT « :

Ø  Chaque club qui intègre l’association « Tour de la Mayenne VTT » s’engage à respecter la charte de qualité du TM VTT en signant le présent document en 2 exemplaires, dont l’un sera remis au président de l’association TM VTT (l’autre étant conservé par le club signataire).

Ø  Les modifications de la charte de qualité sont validées lors de l’assemblée générale annuelle de l’association TM VTT.

Ø  Le non-respect volontaire de la charte de qualité expose le club concerné à son exclusion de l’association TM VTT.

Ø  Les clubs & associations adhérents à l’association TM VTT doivent organiser au moins 1 randonnée dans l’année. Ils sont seuls autorisés à utiliser l’appellation « Tour de la Mayenne VTT ».

Ø  La présence d’au moins un(e) représentant(e) de chaque club est obligatoire au sein du C.A.

Ø  Tout club postulant au TM VTT doit avoir organisé depuis au moins deux années consécutives une randonnée de qualité reconnue dans la région. Il devra être coopté par un club adhérent à l’association TM VTT.

Ø  Tout club désirant quitter le TM VTT doit informer l’association TM VTT dans l’année qui précède le départ.

Ø  Le présent règlement interne est éventuellement modifié lors de la réunion de préparation ; il est disponible sur le site Internet du TM VTT ou sur demande au format PDF.

 

v  Charte de Qualité :

Ø  Introduction :

§  De manière générale, adhérer à la charte de qualité pour l’organisation de randonnées VTT implique :

·        De tracer des parcours touristiques sans trop de route, bien balisés et bien sécurisés.

·        D’offrir un éventail de parcours pour tous les niveaux.

·        De prévoir plusieurs ravitaillements copieux.

·        D’assurer un accueil de qualité et de mettre à disposition une aire de lavage des vélos.

·        De fournir un élément d’identification (bracelets, tours de cou et/ou plaque de cadre avec un numéro de téléphone d’un responsable).

·        D’assurer une permanence joignable à tout moment pour la sécurité.

·        D’obtenir toutes les autorisations administratives et assurances pour la randonnée.

Ø  Responsabilités :

§  Chaque club est seul responsable des randonnées qu’il organise mais à travers elles il est solidairement responsable de l’image du TM VTT. A ce titre, il est invité à partager les tâches liées à l’organisation générale de l’association TM VTT.

·    Pour les parties privées, les participants ne peuvent se retourner contre le propriétaire des lieux en cas d'incident lors de leur passage sur leur terrain.,.

 

Ø  Organisation des randonnées VTT :

§  Assurances :

·        Il est indispensable de prendre une assurance pour l’organisation de la randonnée qui doit couvrir les participants mais aussi l’organisation (voir ci-dessus).

·        Rappel : Chaque club est responsable de sa randonnée, l’association TM VTT ne peut être tenue pour responsable en cas d’accident.

§  Autorisations :

·        La déclaration des parcours en préfecture et dans les communes traversées est obligatoire.

·        Les autorisations signées des préfectures et des mairies sont indispensables.

·        Les autorisations pour les passages privés sont indispensables.

·        Toutes ces autorisations doivent êtres disponibles à la permanence. Il est conseillé d’informer aussi la gendarmerie locale.

§  Parcours :

·        Définir des parcours touristiques attrayants (si possible parcours agrémenté de passage privés) en minimisant l’emprunt de routes.

·        Offrir un éventail de parcours en boucles pour tous les niveaux en VTT, 2 circuits allant de 10 à 20kms en pédestres en essayant de limiter au maximum les parties urbaines.

·        Ne pas reprendre le parcours d’un autre club du TM VTT.

·        Ne pas proposer de boucles à faire plusieurs fois (ce n’est pas une course !).

·        Dans la mesure du possible, il est nécessaire de varier les parcours d’une année sur l’autre.

·        Le parcours doit être prévu pour supporter le flot de participants. Eviter les rétrécissements au départ et les passages trop dangereux.

§  Balisage :

·        Balisage de qualité avec les flèches du TMVTT et/ou marquage au sol.

·        Les flèches seront fixées à l’aide de moyens et en des lieux qui ne portent pas atteinte à la propriété privée et/ou publique ni ne causent de dommages à l’environnement (ficelle, chaux, à la rigueur bombe fluo biodégradable… mais surtout pas de clous, vis ou agrafes dans les arbres).

·        Le fléchage sur les panneaux de signalisation routiers est interdit.

·        Le balisage des bifurcations entre les différents circuits doit être sans ambiguïté.

§  Sécurisation des parcours :

·        Les passages dangereux comme les traversées de routes seront signalés :

-       sur le parcours VTT, un panneau ATTENTION ROUTE doit être présent.

-       sur la route, de chaque coté du lieu de croisement, il est indispensable de placer des panneaux « ATTENTION randonnées VTT »  mis à disposition par le TMVTT (l’accord du gestionnaire de la voie est en principe nécessaire).

·        Les intersections particulièrement dangereuses seront sécurisées par des bénévoles avec gilets hautes visibilité (pour information, il est interdit d’arrêter les voitures, il faut réguler les randonneurs).

·        Les autres passages particulièrement dangereux comme les fortes descentes ou les pièges naturels (dévers important, passage rondins, …) seront sécurisés par un panneau DANGER.

·        Limiter autant que possible (mieux : éviter) les portions communes VTT/Pédestres qui doivent faire l’objet d’un signalement  aux VTT, si possible avec passages différés..

§  Sécurité des personnes et plan de prévention des risques :

·        Il est impératif que plusieurs responsables du club restent en permanence sur le lieu de Départ/Arrivée afin de coordonner et gérer la sécurité.

·        Prévoir une liste avec les numéros de portable des organisateurs et les numéros de sécurité comme les Pompiers, Gendarmerie, Médecin de Garde, Maison médicale, Pharmacie.

·        Prévoir une trousse de premiers soins dans les voitures de l’organisation avec notamment des Aspi-venin (exemple de situations avérées : attaque de frelons).

·        Des points de ralliement, numérotés, seront disposés sur le parcours, à des endroits accessibles par les services de secours. Ainsi la personne en difficulté signalera lors de son appel téléphonique à quel n° de ralliement elle se trouve. L’équipe de secours, à l’aide de sa carte sur laquelle figureront tous les numéros de ralliement, saura alors directement s’y rendre.

·        Le port du casque est OBLIGATOIRE. Chaque club organisateur est invité à mettre à disposition des participants des casques (moyennant caution).

§  Contrôle du circuit :

·        Pour chaque entrée de propriété privée, Il est bon de le mentionner avec un panneau du type PASSAGE SUR PROPRIETE PRIVEE - RESPECTEZ LES LIEUX

·        Choisir ce type de passage pour contrôler que les participants ont l’élément d’identification (bracelets, plaque de cadre, tour de cou) et portent leur casque.

§  Accueil :

·        Accueil chaleureux et attentionné par les organisateurs sont de rigueur.

·        Le Café-Brioche au départ est un plus.

·        Prévoir des tables ou des panneaux pour la publicité des randonnées alentours.

·        Affichage des différents parcours avec le dénivelé.

·        Affichage du règlement.

·        Prévoir une signalisation routière pour indiquer l’emplacement de la randonnée (point d’accueil, parking).

·        Prévoir des parkings en nombre suffisant. Un bon fléchage et des bénévoles avec gilets haute visibilité peut  grandement faciliter le stationnement des voitures.

·        Etre vigilant quant aux risques de vol de VTT des participants (un véhicule arrivant avec un porte-vélos… vide… mérite d’être considéré comme suspect). Essayer d’avoir l’œil !

§  Engagements :

·        Les fiches d’engagement « sur place » doivent être au format TM VTT.(exemplaire téléchargeable sur le site)

·        Prévoir un nombre suffisant de feuilles d’engagement.

·        Prévoir un nombre suffisant de bénévoles et un local adapté pour l’afflux lors des inscriptions.

·        Prévoir des tables Pré-inscrits (+ liste de pointage pré-établie) et Non-inscrits avec une signalisation visible (panneaux placés en hauteur indispensables).

·        Prévoir des tables pour le remplissage des fiches d’engagement avec un nombre suffisant de crayons.

·        Prévoir des caisses pour la monnaie.

·        Refuser (avec tact) les fiches incorrectement remplies (1 adresse erronée = 1 € de préjudice pour le TM VTT : coût plaquette + affranchissement qui ne sera pas distribué par le service postal).

·        Il serait bon de mentionner  les points suivants sur une affiche visible depuis les tables d’inscription :

- pour recevoir gratuitement le livret Tour de la Mayenne VTT « année n+1 » merci de remplpr lisiblement la fiche d’inscription.

- les renseignements fournis, propriété du Tour de la Mayenne VTT, ne seront en aucun cas communiqués gratuitement ou vendus à des spécialistes.

- vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données vous concernant (loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978). Pour toute demande, adressez-vous par courrier électronique à l’adresse tourmayennevtt@free.fr

·        Il peut aussi être utile de rappeler les informations sur le droit à l’image :

- les clubs du Tour de la Mayenne VTT sont susceptibles de diffuser votre photo sur leur site Internet.

- conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978, vous pouvez vous opposer à une telle diffusion. Pour que nous puissions prendre en comptes votre refus, contactez-nous  par courrier électronique à l’adresse tourmayennevtt@free.fr  en indiquant la page web à modifier.

§  Eléments d’identification :

·        Ils (bracelets, plaques de cadre , tours de cou) sont indispensables et doivent comporter le numéro de téléphone de la permanence pour la sécurité (tissu, plastique ou en carton résistant).

·        Les plaques de cadre doivent être fournies avec au minimum 3 liens de longueur suffisante.

·        La mention Tour de la Mayenne VTT est obligatoire, elle doit représenter plus de 20% de la surface totale de la plaque et figurer en partie supérieure.

§  Ravitaillements :

·        Plusieurs ravitaillements copieux bien répartis sur les circuits sont indispensables (éviter un espacement supérieur à 20 km).

·        Les ravitaillements doivent pouvoir joindre la permanence par portable.

·        Prévoir une trousse de premiers soins à chaque ravitaillement et dans les voitures de l’organisation avec notamment des Aspi-venin.

§  Tarif des randonnées :

·        Les prix unifiés pour chacune des randonnées sont fixés lors de l’assemblée générale du TM VTT et ne peuvent en aucun cas être modifiés.

·        L’engagement sur place est majoré.

·        Réduction pour les moins de 14 ans.

·        Les prestations payantes supplémentaires sont autorisées (exemple : plateau repas)

 

v  Organisation des événements :

Ø   Réunion de préparation :

§  La réunion de préparation du TM VTT a lieu début novembre lors de l’assemblée générale de l’association.

§  L’ordre du jour et le compte rendu des réunions ne sont envoyés que par courrier électronique.

§  Les décisions importantes ne sont prises que lors des assemblées générales de l’association TM VTT.

§  Le prototype de la plaquette de chaque randonnée, respectant la « Charte Graphique du Tour de la Mayenne VTT », doit être présenté lors de la réunion.

§  Une modification de la Charte Graphique n’est applicable que l’année suivante.

§  Chaque club prépare la réunion :

-      bilan de l’année précédente.

-      remarques ou propositions pour améliorer le TM VTT.

§  Avant la fin du mois de novembre, chaque club s’engage à fournir au club responsable de l’impression de la plaquette les informations relatives à leurs randonnées.

§  Les dates des randonnées sont entérinées lors de la réunion.

§  Les partenariats sont décidés lors de la réunion.

 

 

 

Ø   Gestion des adresses des participants :

§  Chaque club est responsable de la saisie des adresses des participants de sa randonnée le site My Sport Event .

·      Il est souhaitable que la saisie soit faite dans les meilleurs délais (2 semaines)

§  La base de données du TM VTT propriété de l’association TM VTT ne peut être gérée que par les clubs désignés lors de l’assemblée générale. La licence d’utilisation du site est seulement accordée à l’association TM VTT.

§  Il est formellement interdit de donner ou de vendre les adresses contenues dans la base de données du TM VTT.

 

Ø   Charte graphique du Tour de la Mayenne VTT :

§  Plaquette des randonnées :

·        Selon format défini par le TMVTT.

·        Logo TMVTT et France Bleue à faire figurer (obligation)

·        Choix de la couleur et du nombre de tirages lors de la réunion de préparation.

·        Les indications de date, lieu, kilométrage, heure de départ, numéro de téléphone ainsi que les logos des sponsors TM VTT doivent figurer.

·        Les logos de sponsors spécifiques sont autorisés sur les fiches d’engagement.

·        Le bulletin d’engagement comportera  les informations :

-  année de naissance (et pas âge !),

-  fédérations FFC / FFCT / UFOLEP / FSGT et MTM (Membre du Tour de La Mayenne). Ordre des fédérations par % décroissant de participations au TM VTT,

-  club.

·        Le règlement unique au TM VTT doit  figurer sur la plaquette : un lien sur le dépliant renvoie le lecteur sur le site internet.

·        La plaquette au format PDF (ou éventuellement au format Word, Corel Draw, Illustrator) sera délivrée fin novembre au plus tard.

·      La page privée du site Internet du Tour de la Mayenne VTT permet de suivre les évolutions des différentes plaquettes :  http://tourmayennevtt.free.fr/__Preparation__TMVTT__/2011/Infos-Bureau-TMVTT.htm

·        Les plaquettes seront relues et validées par chaque club avant impression (format PDF lisible sur Acrobat Reader).

·        Les plaquettes au format PDF seront toutes disponible depuis cette page privée fin novembre pour impression.

§  Fiche d’engagement sur place :

·        Disponible en ligne depuis la page privée du site Internet du Tour de la Mayenne VTT.

 

Ø   Site Internet du Tour de la Mayenne VTT (déclaré à la C.N.I.L.) :

§  Le site Internet TM VTT est géré par le CA Evron VTT et le VTT SI Villaines.

§  Il est mis à jour après la réunion de préparation du TM VTT.

§    Il est spécifié la possibilité de règlement des randos en ligne téléchargeable sur le site internet en 

      intégrant (via Hello Asso).

§  Le site du TM VTT ne peut héberger qu’une seule page par randonnée. Cette page ne doit pas comporter de photos, mais peut proposer un lien vers des pages html du site web du club.

§  Chaque club est libre de créer son propre site internet ; dans ce cas :

·        Il est conseillé de le déclarer à la C.N.I.L., notamment s’il contient des photos de participants.

·        Le menu principal du site doit contenir un lien direct vers le site internet TM VTT.

·        Les logos de fédérations et publicités propres au club sont bien-sûr autorisés.

 

Ø   Publicité du TM VTT :

§  Envois postaux:

·        Les plaquettes sont envoyées aux participants des deux années précédentes et aux vélocistes éloignés.

§  Distribution 

·        Une date et un lieu sont définis en tout début d’année afin que chaque club vienne récupérer son lot de plaquettes. Chaque club est responsable, dans son secteur, de la distribution des plaquettes du TM VTT (secteurs Laval / Mayenne / Evron / Château-Gontier / Ernée / Le Mans Nord-Sud / Alençon / Fougères / Vitré / Rennes / Angers / Rouen / Caen / etc...).et participe à la mise sous plis.

·        Chaque club doit aussi distribuer des plaquettes TM VTT sur les randonnées auxquelles il participe (et poser les affiches TM VTT) ainsi qu’en tout autre lieu judicieux (Offices de Tourisme, aires de stationnement camping-cars, etc.) et bien-sûr hors région.

§  Affiches Tour de la Mayenne VTT 

·        Les clubs sont autorisés à faire une affiche spécifique pour leur randonnée ; elle devra mettre en évidence le titre « Tour de la Mayenne VTT ».

·        Les affiches photocopiées sur papier couleur devront comporter la mention  « Imprimé par nos soins » ou « IPNS » (Pour information, les affiches sur papier blanc sont réservées pour les annonces officielles. La mention IPNS permet d’éviter tout problème avec les imprimeurs).

·        L’affichage sur la voie publique est toléré s’il ne perturbe pas l’attention des conducteurs. Interdiction de poser des affiches sur des panneaux de signalisation routière : feux, panneaux de direction, …

§  Photocopie de plaquettes :

·        Chaque club est autorisé à faire des photocopies sur papier couleur de la plaquette et d’effectuer la distribution si rupture de stock sur la plaquette TM VTT.

·        Les photocopies devront comporter la mention « Imprimé par nos soins » ou « IPNS ».

§  Annonce des randonnées dans les journaux (à faire par tous les clubs pour les autres randos) :

·        1 semaine avant chaque événement, contacter son correspondant local Courrier de la Mayenne pour annoncer la rando du TM VTT et l’inscrire sur www.laval.maville.com (pour Ouest-France) : Cliquer sur « sortir » puis « annoncer un événement » ; créer un compte si 1er accès.

Texte-type (exemple) : « Randonnée VTT » + indiquer date et lieu + « Xème étape du Tour de la Mayenne VTT » + Nom de la rando + indiquer les distances des parcours + « Départ pour covoiturage à X h XX du club » + « Payant » + « Contact : tourmayennevtt@free.fr ; http://tourmayennevtt.free.fr ».

 

Ø   Utilisation du matériel promotionnel TM VTT (oriflammes, arche gonflable, etc.) 

§  Chaque club est tenu d’apporter un soin maximal au matériel qui lui est confié (mise à disposition). Un inventaire des composants doit être fait lors de l’emprunt, ainsi que lors de la restitution. Toute perte ou dégradation devra être assumée financièrement par le club incriminé.

§   La restitution se fait dès l’arrêt d’adhésion d’un club (bon état dans le packaging d’origine) sinon remboursement du matériel non rendu au TMVTT. 

 

Ø   Engagement des clubs adhérents de l’association Tour de la Mayenne VTT :

§  Le trésorier nommé par l’association est responsable des comptes du TM VTT :

·        Partage des dotations et subventions obtenues dans le cadre du TM VTT.

·        Centralisation des différents frais et rédaction d’un bilan :

-  paiement des tirages des plaquettes suivant devis.

-  frais partenariat et courriers annexes.

-  frais divers.

 

Ø   Procédure de réactivité en cas d’annulation d’une randonnée :

§  Des cas de force majeure (intempéries) peuvent contraindre le club organisateur à annuler l’événement au dernier moment afin de ne pas compromettre la sécurité des personnes. Afin de minimiser la gêne occasionnée et de ne pas ternir l’image du TM VTT, il est essentiel de gérer efficacement la communication en informant le plus tôt possible (par courriel, téléphone, etc.) :

·        Les membres du Bureau TM VTT (le webmestre pourra ainsi publier l’information sur le site Internet) ainsi que les représentants de chaque club membre ;

·        Les médias France-Bleu Mayenne, Ouest-France & Le Courrier de la Mayenne (s’il est encore temps) ;

·        Les autres médias qui avaient été sollicités pour promouvoir l’événement (Vélo 101, Vélo Vert, etc.) ;

·        Tous les autres clubs connus susceptibles de participer.

 

 

 

 

 

 

 

 

Engagement année ______ :

 

 

Le club ci-dessous nommé, adhérant à l’association « Tour de la Mayenne VTT », s’engage à respecter le règlement interne et la Charte de Qualité du « Tour de la Mayenne VTT ».

 

 

Club :

 

 

 

Signature du président :

(précédée de la mention « lu et approuvé »)

 

 

 

 

Date :