Réglement Interne et Charte de Qualité | ||||
Applicable au 1er Janvier 2020 | Version 5.1 |
v Introduction :
Ø Le « Tour de la Mayenne VTT » est organisé
par l’association « Tour de la
Mayenne VTT ».
§ Les statuts de cette association régie par la loi du 1er
juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 sont déposés en préfecture.
§ Le but de l’association est de promouvoir, dans et en
dehors du département, les randonnées VTT inscrites au Tour de la Mayenne VTT.
§ Historique :
·
Le CA Evron VTT a décidé de créer en 1995
le Tour de la Mayenne VTT
·
Le Club VTT SI Villaines a tout de suite adhéré à cette initiative pour favoriser la
promotion du VTT en Mayenne.
·
Depuis, d’autres
clubs & associations ont rejoint le TM VTT dans le but
d’offrir un ensemble cohérent de randonnées VTT de qualité sur l’ensemble du
département et tout au long de l’année.
v Objectifs du
« Tour de la Mayenne VTT » :
Ø Promouvoir l’accès de tous les Mayennais à une
activité physique de pleine nature, de proximité et respectueuse de
l’environnement.
Ø Promouvoir, dans et en dehors du département, le
patrimoine naturel et touristique de
v Règlement interne du « Tour de
Ø Chaque club qui intègre l’association « Tour
de
Ø Les modifications de la charte de qualité sont
validées lors de l’assemblée générale annuelle de l’association TM VTT.
Ø Le non-respect volontaire de la charte de qualité expose
le club concerné à son exclusion de l’association TM VTT.
Ø Les clubs & associations
adhérents à l’association TM VTT
doivent organiser au moins 1 randonnée dans
l’année. Ils sont seuls autorisés à utiliser l’appellation « Tour de la
Mayenne VTT ».
Ø La présence d’au moins un(e) représentant(e) de chaque
club est obligatoire au
sein du C.A.
Ø Tout club postulant au TM VTT doit avoir
organisé depuis au moins deux années consécutives une randonnée de qualité
reconnue dans la région. Il devra être coopté par un club adhérent à
l’association TM VTT.
Ø Tout club désirant quitter le TM VTT doit
informer l’association TM VTT dans l’année qui précède le départ.
Ø Le présent règlement interne est éventuellement modifié lors de la réunion de préparation ; il
est disponible sur le site Internet du TM VTT ou sur demande au
format PDF.
v Charte de
Qualité :
Ø Introduction :
§ De manière générale, adhérer à la charte de qualité
pour l’organisation de randonnées VTT implique :
·
De tracer des
parcours touristiques sans trop de route, bien balisés et bien sécurisés.
·
D’offrir un
éventail de parcours pour tous les niveaux.
·
De prévoir
plusieurs ravitaillements copieux.
·
D’assurer un
accueil de qualité et de mettre à disposition une aire de lavage des vélos.
·
De
fournir un élément d’identification (bracelets, tours de cou et/ou plaque de
cadre avec un numéro de téléphone d’un responsable).
·
D’assurer une
permanence joignable à tout moment pour la sécurité.
·
D’obtenir toutes
les autorisations administratives et assurances pour la randonnée.
Ø Responsabilités :
§ Chaque club est seul responsable des randonnées qu’il
organise mais à travers elles il est solidairement responsable de l’image du TM
VTT. A ce titre, il est invité à partager les tâches liées à
l’organisation générale de l’association TM VTT.
· Pour les parties privées, les participants
ne peuvent se retourner contre le propriétaire des lieux en cas d'incident lors
de leur passage sur leur terrain.,.
Ø Organisation des randonnées VTT :
§ Assurances :
·
Il est
indispensable de prendre une assurance pour l’organisation de la randonnée qui
doit couvrir les participants mais aussi l’organisation (voir ci-dessus).
·
Rappel :
Chaque club est responsable de sa randonnée, l’association TM VTT
ne peut être tenue pour responsable en cas d’accident.
§ Autorisations :
·
La déclaration
des parcours en préfecture et dans les communes traversées est obligatoire.
·
Les autorisations
signées des préfectures et des mairies sont indispensables.
·
Les autorisations
pour les passages privés sont indispensables.
·
Toutes ces
autorisations doivent êtres disponibles à la permanence. Il est conseillé
d’informer aussi la gendarmerie locale.
§ Parcours :
·
Définir des parcours
touristiques attrayants (si possible parcours agrémenté de passage privés) en minimisant
l’emprunt de routes.
·
Offrir
un éventail de parcours en boucles pour tous les niveaux en VTT, 2 circuits allant de 10 à 20kms en pédestres en essayant de
limiter au maximum les parties urbaines.
·
Ne pas reprendre
le parcours d’un autre club du TM VTT.
·
Ne pas proposer
de boucles à faire plusieurs fois (ce n’est pas une course !).
·
Dans la mesure du
possible, il est nécessaire de varier les parcours d’une année sur l’autre.
·
Le parcours doit
être prévu pour supporter le flot de participants. Eviter les rétrécissements
au départ et les passages trop dangereux.
§ Balisage :
·
Balisage de
qualité avec les flèches du
TMVTT et/ou marquage au sol.
·
Les flèches
seront fixées à l’aide de moyens et en des lieux qui ne portent pas atteinte à la
propriété privée et/ou publique ni ne causent de dommages à l’environnement
(ficelle, chaux, à la rigueur bombe fluo biodégradable… mais surtout pas de
clous, vis ou agrafes dans les arbres).
·
Le fléchage sur
les panneaux de signalisation routiers est interdit.
·
Le balisage des
bifurcations entre les différents circuits doit être sans ambiguïté.
§ Sécurisation des parcours :
·
Les passages
dangereux comme les traversées de routes seront signalés :
-
sur le parcours
VTT, un panneau ATTENTION ROUTE
doit être présent.
-
sur la route, de
chaque coté du lieu de croisement, il est indispensable de placer des panneaux « ATTENTION randonnées VTT » mis à disposition par le TMVTT (l’accord du gestionnaire de la voie est en principe
nécessaire).
·
Les intersections
particulièrement dangereuses seront sécurisées par des bénévoles avec gilets hautes visibilité (pour information, il est interdit d’arrêter les
voitures, il faut réguler les randonneurs).
·
Les autres
passages particulièrement dangereux comme les fortes descentes ou les pièges
naturels (dévers important, passage rondins, …) seront sécurisés par un panneau
DANGER.
·
Limiter
autant que possible (mieux : éviter) les portions communes VTT/Pédestres
qui doivent faire l’objet d’un signalement
aux VTT, si possible avec passages différés..
§ Sécurité des personnes et plan de prévention des
risques :
·
Il est impératif
que plusieurs responsables du club restent en permanence sur le lieu de
Départ/Arrivée afin de coordonner et gérer la sécurité.
·
Prévoir une liste
avec les numéros de portable des organisateurs et les numéros de sécurité comme
les Pompiers, Gendarmerie, Médecin de Garde, Maison médicale, Pharmacie.
·
Prévoir une trousse de premiers soins dans les voitures de l’organisation
avec notamment des Aspi-venin (exemple de situations avérées : attaque de
frelons).
·
Des points de
ralliement, numérotés, seront disposés sur le parcours, à des endroits
accessibles par les services de secours. Ainsi la personne en difficulté
signalera lors de son appel téléphonique à quel n° de ralliement elle se
trouve. L’équipe de secours, à l’aide de sa carte sur laquelle figureront tous
les numéros de ralliement, saura alors directement s’y rendre.
·
Le port du casque est OBLIGATOIRE. Chaque club
organisateur est invité à mettre à disposition des participants des casques
(moyennant caution).
§ Contrôle du circuit :
·
Pour chaque
entrée de propriété privée, Il est bon de le mentionner avec un panneau du type
PASSAGE SUR PROPRIETE PRIVEE - RESPECTEZ
LES LIEUX
·
Choisir ce type
de passage pour contrôler que les participants ont l’élément d’identification
(bracelets, plaque de cadre, tour de cou) et portent leur casque.
§ Accueil :
·
Accueil chaleureux
et attentionné par les organisateurs sont de rigueur.
·
Le Café-Brioche
au départ est un plus.
·
Prévoir des
tables ou des panneaux pour la publicité des randonnées alentours.
·
Affichage des
différents parcours avec le dénivelé.
·
Affichage du
règlement.
·
Prévoir une
signalisation routière pour indiquer l’emplacement de la randonnée (point
d’accueil, parking).
·
Prévoir des
parkings en nombre suffisant. Un bon fléchage et des bénévoles avec gilets haute visibilité peut grandement faciliter le stationnement des
voitures.
·
Etre vigilant
quant aux risques de vol de VTT des participants (un véhicule arrivant avec un porte-vélos… vide… mérite d’être considéré comme
suspect). Essayer d’avoir l’œil !
§ Engagements :
·
Les fiches
d’engagement « sur place » doivent être au format TM VTT.(exemplaire téléchargeable sur le
site)
·
Prévoir un nombre
suffisant de feuilles d’engagement.
·
Prévoir un nombre
suffisant de bénévoles et un local adapté pour l’afflux lors des inscriptions.
·
Prévoir des
tables Pré-inscrits (+ liste de pointage pré-établie) et Non-inscrits avec une
signalisation visible (panneaux placés en hauteur indispensables).
·
Prévoir des
tables pour le remplissage des fiches d’engagement avec un nombre suffisant de
crayons.
·
Prévoir des
caisses pour la monnaie.
·
Refuser (avec
tact) les fiches incorrectement remplies (1 adresse erronée = 1 € de préjudice
pour le TM VTT : coût plaquette + affranchissement qui ne sera pas
distribué par le service postal).
·
Il serait bon de
mentionner les points suivants sur une
affiche visible depuis les tables d’inscription :
- pour recevoir gratuitement le livret Tour de
- les renseignements fournis, propriété du Tour de
- vous disposez d’un droit d’accès, de
modification, de rectification et de suppression des données vous concernant
(loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978). Pour toute demande,
adressez-vous par courrier
électronique à l’adresse tourmayennevtt@free.fr
·
Il peut aussi
être utile de rappeler les informations sur le droit à l’image :
- les clubs du Tour de
- conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6
janvier 1978, vous pouvez vous
opposer à une telle diffusion. Pour que nous puissions prendre en comptes votre
refus, contactez-nous par courrier
électronique à l’adresse tourmayennevtt@free.fr en indiquant la page web à modifier.
§ Eléments d’identification :
·
Ils
(bracelets, plaques de cadre , tours de cou) sont indispensables et doivent comporter le numéro de
téléphone de la permanence pour la sécurité (tissu, plastique ou en carton
résistant).
·
Les plaques de
cadre doivent être fournies avec au minimum 3 liens de longueur suffisante.
·
La mention Tour de
§ Ravitaillements :
·
Plusieurs
ravitaillements copieux bien répartis sur les circuits sont indispensables
(éviter un espacement supérieur à 20 km).
·
Les
ravitaillements doivent pouvoir joindre la permanence par portable.
·
Prévoir une trousse de premiers soins à chaque
ravitaillement et dans les voitures de l’organisation avec notamment des Aspi-venin.
§ Tarif des randonnées :
·
Les prix unifiés
pour chacune des randonnées sont fixés lors de l’assemblée générale du TM
VTT et ne peuvent en aucun cas être modifiés.
·
L’engagement sur
place est majoré.
·
Réduction pour
les moins de 14 ans.
·
Les prestations
payantes supplémentaires sont autorisées (exemple : plateau repas)
v
Organisation
des événements :
Ø Réunion
de préparation :
§ La réunion de préparation du TM VTT a lieu début novembre lors de l’assemblée générale de
l’association.
§ L’ordre du jour et le compte rendu des réunions ne
sont envoyés que par courrier électronique.
§ Les décisions importantes ne sont prises que lors des assemblées
générales de l’association TM VTT.
§ Le prototype de la plaquette de chaque randonnée,
respectant la « Charte Graphique du Tour de
§ Une modification de
§ Chaque club prépare la réunion :
-
bilan de l’année
précédente.
-
remarques ou
propositions pour améliorer le TM VTT.
§ Avant la fin du mois de novembre, chaque club s’engage à fournir au
club responsable de l’impression de la plaquette les informations relatives à
leurs randonnées.
§ Les dates des randonnées sont entérinées lors de la
réunion.
§ Les partenariats sont décidés lors de la réunion.
Ø
Gestion des adresses des participants :
§ Chaque club est responsable de la
saisie des adresses des participants de sa randonnée le site My Sport Event .
·
Il
est souhaitable que la saisie soit faite dans les meilleurs délais (2 semaines)
§ La base de données du TM VTT propriété de
l’association TM VTT ne peut être gérée que par les clubs désignés lors de l’assemblée
générale. La licence
d’utilisation du site est seulement
accordée à l’association TM VTT.
§ Il est formellement interdit de donner ou de vendre
les adresses contenues dans la base de données du TM VTT.
Ø
Charte graphique du Tour de la Mayenne VTT :
§ Plaquette des randonnées :
·
Selon format défini par le
TMVTT.
·
Logo
TMVTT et France Bleue à faire figurer (obligation)
·
Choix de la couleur et du nombre de tirages
lors de la réunion de préparation.
·
Les indications de date, lieu, kilométrage,
heure de départ, numéro de téléphone ainsi que les logos des sponsors TM VTT doivent figurer.
·
Les logos de sponsors spécifiques sont autorisés sur les fiches d’engagement.
·
Le bulletin d’engagement comportera les informations :
-
année de
naissance (et pas âge !),
- fédérations FFC / FFCT / UFOLEP / FSGT et MTM (Membre
du Tour de La Mayenne). Ordre des fédérations par % décroissant de
participations au TM VTT,
- club.
·
Le règlement unique au TM VTT doit figurer sur la plaquette : un lien sur le dépliant renvoie le lecteur sur le site
internet.
·
La plaquette au format PDF (ou éventuellement
au format Word, Corel Draw, Illustrator) sera délivrée fin novembre au plus
tard.
·
La page privée du site
Internet du Tour de
·
Les plaquettes seront relues et validées par
chaque club avant impression (format PDF lisible sur Acrobat Reader).
·
Les plaquettes au format PDF seront toutes
disponible depuis cette page privée fin novembre pour impression.
§ Fiche d’engagement sur place :
·
Disponible en ligne depuis la page privée du
site Internet du Tour de la Mayenne VTT.
Ø
Site Internet du Tour de
§ Le site Internet TM
VTT est géré par le CA Evron VTT et le VTT SI Villaines.
§ Il est mis à jour après la réunion de préparation du TM VTT.
§
Il est spécifié
la possibilité de règlement des randos en ligne téléchargeable sur le site
internet en
intégrant (via Hello Asso).
§ Le site du TM
VTT ne peut héberger qu’une seule page par randonnée. Cette page ne doit
pas comporter de photos, mais peut proposer un lien vers des pages html du site
web du club.
§ Chaque club est libre de créer son propre site
internet ; dans ce cas :
·
Il est conseillé de
le déclarer à la C.N.I.L., notamment s’il contient des photos de participants.
·
Le menu principal
du site doit contenir un lien direct vers le site internet TM VTT.
·
Les logos de fédérations
et publicités propres au club sont bien-sûr autorisés.
§ Envois postaux:
·
Les plaquettes sont envoyées aux participants
des deux années précédentes et aux vélocistes éloignés.
§ Distribution
·
Une date et un lieu sont définis en tout début
d’année afin que chaque club vienne récupérer son lot de plaquettes. Chaque
club est responsable, dans son secteur, de la distribution des plaquettes du TM
VTT (secteurs Laval / Mayenne / Evron / Château-Gontier / Ernée / Le Mans
Nord-Sud / Alençon / Fougères / Vitré / Rennes / Angers / Rouen / Caen / etc...).et participe à la mise sous plis.
·
Chaque club doit aussi distribuer des
plaquettes TM VTT sur les randonnées auxquelles il participe (et poser
les affiches TM VTT) ainsi qu’en tout autre lieu judicieux (Offices de
Tourisme, aires de stationnement camping-cars, etc.) et bien-sûr hors région.
§ Affiches Tour de la Mayenne VTT
·
Les clubs sont autorisés à faire une affiche
spécifique pour leur randonnée ; elle devra mettre en évidence le titre
« Tour de
·
Les affiches photocopiées sur papier couleur
devront comporter la mention
« Imprimé par nos soins » ou « IPNS » (Pour
information, les affiches sur papier blanc sont réservées pour les annonces
officielles. La mention IPNS permet d’éviter tout problème avec les imprimeurs).
·
L’affichage sur la voie publique est toléré s’il
ne perturbe pas l’attention des conducteurs. Interdiction de poser des affiches
sur des panneaux de signalisation routière : feux, panneaux de direction, …
§ Photocopie de plaquettes :
·
Chaque club est autorisé à faire des
photocopies sur papier couleur de la plaquette et
d’effectuer la distribution si rupture de stock sur la plaquette TM VTT.
·
Les photocopies devront comporter la mention
« Imprimé par nos soins » ou « IPNS ».
§ Annonce des randonnées dans les journaux (à faire par
tous les clubs pour les autres randos) :
·
1 semaine avant chaque événement, contacter son
correspondant local Courrier de la Mayenne pour annoncer la rando du TM VTT et
l’inscrire sur www.laval.maville.com
(pour Ouest-France) : Cliquer sur « sortir » puis
« annoncer un événement » ; créer un compte si 1er
accès.
Texte-type (exemple) : « Randonnée
VTT » + indiquer date et lieu + « Xème étape du Tour de la
Mayenne VTT » + Nom de la rando + indiquer les distances des parcours +
« Départ pour covoiturage à X h XX du club » + « Payant » +
« Contact : tourmayennevtt@free.fr
; http://tourmayennevtt.free.fr ».
Ø
Utilisation du matériel promotionnel TM VTT (oriflammes, arche gonflable,
etc.)
§ Chaque club est tenu d’apporter un soin maximal au
matériel qui lui est confié (mise
à disposition). Un inventaire des
composants doit être fait lors de l’emprunt, ainsi que lors de la restitution.
Toute perte ou dégradation devra être assumée financièrement par le club
incriminé.
§
La restitution se fait dès l’arrêt d’adhésion d’un club (bon état dans
le packaging d’origine) sinon remboursement du matériel non rendu au TMVTT.
Ø
Engagement des clubs adhérents de l’association Tour de la Mayenne VTT :
§ Le trésorier nommé par l’association est responsable
des comptes du TM VTT :
·
Partage des dotations et subventions obtenues
dans le cadre du TM VTT.
·
Centralisation des différents frais et
rédaction d’un bilan :
- paiement des tirages des plaquettes suivant devis.
- frais partenariat et courriers annexes.
- frais divers.
Ø
Procédure de réactivité en cas d’annulation
d’une randonnée :
§ Des cas de force majeure (intempéries) peuvent
contraindre le club organisateur à annuler l’événement au dernier moment afin
de ne pas compromettre la sécurité des personnes. Afin de minimiser la gêne
occasionnée et de ne pas ternir l’image du TM VTT, il est essentiel de gérer
efficacement la communication en informant le plus tôt possible (par courriel,
téléphone, etc.) :
·
Les membres du Bureau TM VTT (le webmestre pourra ainsi publier l’information sur le
site Internet) ainsi que les représentants de chaque club membre ;
·
Les médias France-Bleu Mayenne, Ouest-France
& Le Courrier de la Mayenne (s’il est encore temps) ;
·
Les autres médias qui avaient été sollicités
pour promouvoir l’événement (Vélo 101, Vélo Vert, etc.) ;
·
Tous les autres clubs connus susceptibles de
participer.
Engagement année ______ :
Le club ci-dessous nommé, adhérant à l’association « Tour de la Mayenne VTT », s’engage à respecter le règlement interne et la Charte de Qualité du « Tour de la Mayenne VTT ».
Club :
Signature du président :
(précédée de la
mention « lu et approuvé »)
Date :